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政府办公室的接电话礼仪

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  在接电话时,如能给对方留下美好的印象、获得对方的好感,对一个单位的宣传*椤⒐ぷ骺埂⑿蜗笫髁⒂屑渲匾淖饔谩S心男?下面是小编搜集整理的一些内容,希望对你有帮助。

  

  及时接听

  接电话时,电话铃一响,无其他特别要紧的事情,都应主动接电话。一般电话铃响3下,必须接电话。拿起话筒后,应立即说“您好!”然后通报自己的单位名称,根据情况还可报上姓名,如“这里是×××组织部办公室,我是小冯”。电话铃响了较长时间后才接电话,应首先向对方致歉:“您好,对不起,让您久等了。”如果接到拨错的电话,应当客气地告诉对方打错了,不要使对方尴尬。

  文明应答

  对方打来电话,一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚,就应该主动问:“请问您是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”当对方说明要找的人后,应说“请稍等”,然后找受话人。如果受话人虽在,但有事无法分身,可礼貌地向对方解释并提出建议,以免浪费对方时间,如“王先生现在正忙,您过5分钟再来电话吧?”如果对方要找的人不在,可以礼貌地解释并提出建议,如“王先生不在***不在的原因***,我能帮您什么忙吗?”

  认真倾听

  在接电话的过程中,应避免打断对方的讲话,可视情况用“嗯”、“是的”、“对”、“知道了”等作答。没有听清听懂,致歉后再请求对方重复。对重要的内容应记录,并请求对方重复确保无误。在电话交谈结束时,应谦恭地问一下对方:“请问您还有什么事情吗?”当确认对方已经讲完之后,方可结束通话。挂电话时,切忌没有致结束语就挂机或是挂机动作突然、用力过大,使对方产生误解。

  接听细节

  从拿起听筒到放听筒,整个过程都有礼仪规范,不可疏漏任何一个环节。接听电话时,应注意嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴*话筒,仔细倾听对方的讲话。讲话时,声音不宜过大或过小,吐词清晰,保证对方能听明白,绝不能叼着香烟、嚼着口香糖。要多用“您好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“不客气”等文明用语,而不能用失礼的“喂”来称呼对方;当对方要找的人不在时,接电话人也不要主动打听对方的来意。

  声音亲切

  拿起电话听筒的时候,一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上,它也会藏在声音里。你在微笑,电话就会传递你的微笑;你是快乐的,电话也会传递你的快乐。亲切、温情的声音,会让对方对你产生良好的印象。如果绷着脸,声音会变得冷冰冰。即使你看不到和你通话的人,你也要像他们就在你的面前一样对待他们。他们一直在注意着你的声音,包括语调和心情,你需要把你全部的注意力投入到电话中。

  做好记录

  电话接听记录是办公室工作的重要文档资料,是领导安排工作、调度工作、上情下达、检查督促、界定责任的重要依据。办公室工作人员要养成这样一种*惯:用左手接听电话,右手拿好纸笔,随时记录有用信息。如会议通知就要准确记录会议名称、开会时间、地点、座位号及会议要求,并及时将情况报告相关领导及参会人员。

  政府办公室的电话礼仪

  接听电话的问候语

  公务机关对社会公开的电话号码,应视为窗口电话,接听电话时应先礼貌地说声“你好”,再报出机关的名称,然后再讯问对方有何事宜。这样不但省去了对方确认的时间,也表达了公务机关谦逊与*和的态度。

  ***的时间和规范

  工作电话最好在*嗍奔洳Υ颍裥瞧谝辉绯可*唷⑿瞧谖灏硐掳嘀埃蛘呶绶骨昂笞詈貌灰诘缁袄锾钢匾氖虑椋蛭舛问奔淇赡苁枪ぷ髯蠲β业氖焙颍馐辈Υ虻牡缁巴貌坏铰獾拇鸶础5比唬艏钡氖虑槌狻

  如果电话接通后,除了首先问候对方外,要记得自报单位、职位和姓名。如果请人转接电话时,一定要向对方致谢。电话中讲话一定要务实,不能吞吞吐吐、含糊不清。寒暄后,就应直奔主题。

  工作时间拨打对方电话的顺序

  工作时间***,最好先尝试拨打对方的座机,只有在确定对方不在办公室的时候才可以拨打对方的手机。因为手机毕竟属于个人用品,而办公时间当然首选拨打办公电话。

  几次拨打对方办公电话、手机无人接听时,应补发短信说明事由,而不是简单地请对方速回电话。利用手机发短信的最大好处在于对对方的“零打扰”,在对方方便查看手机的时候,不但可以知道未接电话来自何人,还可以凭借短信内容决定是否予以回复。特别是对待工作繁忙的贵宾和领导,应尊重他们是否马上回复的自由。

  电话掉线后,应由位低者主动回复

  在通话过程中,由于电话线路问题或者其他原因导致通话中断的,应由位低者主动***再次连接。不管是哪一方主动拨打的电话,也不管是什么原因导致的通话中断,位低者都应主动回拨电话,这是对位高者的基本尊重。

  重要会议或会客场合,手机应调成无声状态

  在参加重要会议、正式会客或者听讲座的时候,手机应调成无声状态。公务人员由于公务在身,在这些重要场合不一定非得关掉手机,但至少应该将手机调成无声状态,以免电话铃声对别人造成打扰。

  发短信的礼仪

  只要不确定对方手机号码薄里是否保存了自己的号码,给对方发短信时就一定要署名;给上级领导、高级贵宾和长者发短信,不管对方是否储存了自己的手机号码,每条短信都应前带称呼、后带落款。其实,发短信也像正常交谈一样,开口要有尊称,前面要有问候,结尾要有祝愿,最后要有署名,这才是周到的礼仪。

  政府办公室的礼仪

  一、个人修饰不能马虎

  良好的个人形象有助于赢得交往对象的尊重与敬意,有助塑造积极良好的工作氛围,有助于提高所在单位的工作效率,因此,良好的个人修饰是干部有所作为的先决条件。

  个人修饰体现在三个方面:首先,着装应力求整洁、朴实、庄重。色彩宜少不宜多,图案宜简不宜繁,款式宜雅不宜俗。衣服勤洗勤换,干干净净。脏兮兮、皱巴巴、乱糟糟、臭烘烘的衣着又怎能使其交往对象对其工作能力予以信任?个人卫生都搞不好的人又怎能帮助别人搞好什么呢?其次,语言要文明、礼貌、规范。讲话文明文雅,注重语气语态,不急躁不狂妄不失语不食言,讲普通话,不讲粗话、怪话、黄话、瞎话。最后,环境需整洁、有序、简朴。办公室环境不能乱糟糟、脏兮兮,杂乱无章,没有条理。办公桌应划分两个区域,正前方“空白区”,用于*时阅读写作,某一侧设为“储存区”,用以摆放常用的资料和办公用品。不要有杂物、无用之物和私人用品,不可添置地毯古董等奢侈用品,应树立清真廉洁朴素简捷的公仆形象。

  二、处理公务高效规范

  处理公务是机关办公室人员的主要实质性工作内容。公务的有效处理不仅取决于工作能力的高低,而且还有赖于是否能够遵守一定的行为规范,并转换成个人的实际工作业绩。

  公务处理主要是办文规范、办事干练、办会高效。行为规范包括四个方面的内容:一是准确定位自家身份。对上要站好队,不越位,对下要去掉“官本位”。二是立足本职爱岗敬业。树立岗位意识、责任意识,干一行、爱一行、钻一行。能干事,敢干事,会干事,干成事,不出事。三是遵纪守时勤政廉政。准时*啵词毕掳啵诜芄ぷ鳎嘧月桑袷氐臣头ü妫硎挛瘛K氖桥ρ*勤于钻研。现代科技,日新月异,提高业务,贵在学*。培养不断的学*力,强大的执行力,伟大的创新力,勤于钻研,精通业务。

  三、关系协调准确到位

  良好的人际关系是事业成功的保障。政府办公室人员在执行公务、办理公事时要经常与各种身份的人进行交往,由此,人际关系的协调、沟通显得尤为重要,要注意以礼待人,尊重每一个交往对象,内求团结,外求和睦。

  与上级交往要注重服从领导,尊重上级。支持上级工作,维护领导威信,不议论上级是非,不评论领导的好坏。

  与下级交往要注意沟通,了解真情,礼贤下士,支持工作。不可居高临下,不能狐假虎威,不要盛气凌人。要尊重下级的人格,要挖掘下级的潜能,适时打气加压,适时排忧解难。

  与*级交往要互相配合、互相支持;互相团结,互相帮助;互相促进,互相勉励。不拉帮结派自立为王,不相互攻击两败俱伤,不钩心斗角相互拆台,不事不关己高高挂起。

  与群众交往要时刻牢记“公仆”形象,处处为人民着想,察民情,体民意,解民忧,不耍官腔,不摆架子。

  与社会各界组织人士的交往,言谈举止注意分寸,慎初慎微远离财色,清正廉洁公私有别,广结善缘慎交朋友。



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